前回の記事では、仕事の効率化に役立つGmailの整理方法について紹介しました。
今回の記事では、さらにGmailを活用する方法を紹介します。

今回の目次はこちらの4項目です。

 

1.スターを活用する

スターとは、重要なメールに目印をつけておける機能です。
スターをつけるには、「受信トレイ」などのメール一覧画面を表示し、送信者の左側のスターマークをクリックします。
もう一度クリックすると、スターを解除できます。

 

 

スター付きのメールは、サイドメニューの「スター付き」フォルダーから閲覧が可能ですので、重要なメールの見落としを予防することができます。

 

また、初期設定ではスターの色は1色ですが、複数の色に色分けすることができます。

 

色分けの手順はこちらです。

 

①Gmailの右上の歯車マークをクリックし、「すべての設定」をクリック

 

 

②下にスクロールし、スターの初期設定の欄の「スター4個」をクリック

 

 

③下部の「変更を保存」をクリック

 

 

これで4色のスターが使用できるようになりました。
複数のスターを使用するように設定した場合には、スターを付ける際にクリックするたびにスターの色が変わっていきます。

 

2.メールの絞り込み検索の方法

Gmailでは、条件を絞り込んでメールを検索することができます

 

条件を絞り込むための便利な検索コマンドをいくつか紹介します。

 

・「from:〇〇」　送信者を指定します。
・「to:〇〇」　宛先を指定します。
・「subject:〇〇」　件名に含まれる単語を指定します。
・「has:attachment」　添付ファイルのあるメールを指定します。
・「after:」「before:」　指定した期間に送信されたメールを検索します。

 

 

ほかにもさまざまな検索コマンドがあるので、Gmailヘルプページ（https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja）を参考に
ご自身の使用用途に合ったコマンドを探してみてくださいね。

 

3.アプリの新着通知を重要なメールのみに絞る方法

 

スマホでGmailアプリをご利用の方の中には、通知が多くお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんなときGmailでは、通知を重要なものだけに絞ることができます。

 

手順はこちらです。

 

①スマホアプリでGmailを開き、左のサイドバーの「設定」をタップ

 

 

②自分のメールアドレスをタップ

 

 

③「通知」をタップし、「高優先度のみ」をタップ

 

 

 

これで通知を重要なものだけに絞ることができました。

 

4.予約送信を活用する

Gmailでは、2019年から送信予約の機能が追加されました。
夜に作成したメールを翌朝に送信したい場合や、週明けに忘れずに送信したい場合などに使用することで、送信漏れを防ぐことができます。

 

予約送信の手順はこちらです。

 

①Gmailでメールを作成し、「送信」の隣にある「▼」マークをクリック

 

 

②「送信日時を指定」をクリック

 

 

③任意の日時に指定する

設定を完了すると、画面下にポップアップが表示されます。

 

また、送信予約済みのメールを変更・削除したい場合は、左サイドバーの「予定」から設定ができます。

 

 

まとめ

前回と今回の2つの記事にわたって、Gmailをさらに使いこなす方法を紹介してきました。
仕事を効率化させるために、ぜひ取り入れていただけたら幸いです。