仕事用のメールには、代表的なGmailをお使いの方が多いのではないでしょうか。
現代のビジネスシーンではメールでのやり取りも多く、受信トレイがかさばってしまいがちです。

Gmailには、そんな悩みを解決するためのさまざまな機能が搭載されています。
今回の記事では、Gmailならではの便利な受信トレイの整理機能を紹介します。

 

今回の記事の目次は下記です。

 

1.ラベルを設定して受信トレイを整理する

「ラベル」とは、メールをカテゴリー別に振り分けることができる機能です。
取引先や案件などで分類することによって、受信箱を見やすく整理することができます。

 

まずはラベルを作成してみましょう。

 

①左側を下にスクロールし、「もっと見る」をクリック

 

 

②「新しいラベルを作成」をクリック

 

 

③ラベル名を入力し、「作成」をクリック

 

ラベルを作成できたら、メールにラベルをつけてみましょう。

 

①ラベルを付けたいメールを開く

②上部のラベルアイコンをクリック

 

 

③ラベルを選択する

これでラベルにメールを追加することができました。

 

 

2.メールの自動振り分け機能を活用する

「自動振り分け」とは、特定のアドレスからメールを受信した段階で、メールを自動的にラベルに振り分ける機能です。
前述したラベル設定と合わせて使用すると、整理の効果がさらに期待できます。

 

自動振り分けの方法は、下記の手順です。

 

①ラベルに設定したいアドレスのメールを開く

②上部の「その他」マークをクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリック

 

 

③「フィルタを作成」をクリック

 

 

④「ラベルを付ける」の欄でラベルを選択し、「フィルタを作成」をクリック

これでアドレスをラベルに振り分けることができました。
重要なメールを見落とさないためにも、ぜひ活用することをおすすめします。

 

 

3.アーカイブを活用する

メールを削除せずに受信トレイを整理するには「アーカイブ」が便利です。
メール上部のアーカイブアイコンをクリックすることで、アーカイブに入れることができます。

 

後で読み返したいものをアーカイブに入れておき、必要なメールのみを受信トレイに表示することで、仕事の効率化が可能です。
アーカイブしたメールを確認したいときは、画面左側のメニューにある「すべてのメール」から確認できます。

 

まとめ

今回の記事では、仕事を効率化するためのGmailの整理方法を紹介しました。
Gmailにはまだまだ便利な機能が搭載されていますので、次回の記事でもいくつか紹介します。