数あるオンラインミーティングツールの中でも代表的な「Zoom」を紹介します。

 

前回紹介した基本的な使用方法以外にも、Zoomには様々な便利な機能があります。

今回の応用編では、下記の5つの機能を紹介します。

1.Zoomと自分のスケジュールを同期させる

Zoomのスケジュール機能を使うと、ミーティングの日時をgoogleカレンダーやiCalカレンダー、Outlookカレンダーに登録することができます。

手順

①Zoomアプリのホーム画面左下の”スケジュール”のボタンをクリック

②ミーティング日時やビデオの有無などの各項目を入力

 

③”スケジュール”をクリック

これで、カレンダーに予定を登録することができました。

参加するメンバーをその予定に招待しておけば、ミーティングの時間の前に予定を全員にリマインドすることもできます。

2.バーチャル背景を設定する

在宅勤務や外出先で背景を隠したい場面では、バーチャル背景を使うことができます。

手順

①Zoomアプリのホーム画面の”設定”をクリック

②”バーチャル背景”をクリック

③好きな背景をクリック（初回はダウンロードが必要）

また”+”をクリックすることで、自分の好きな画像や動画を背景にすることもできます。

ミーティング中に背景を変えることもできるので、ぜひ試してみてください。

3.ホワイトボード機能を使う

物理的な会議室のように、ホワイトボードを使うこともできます。

手順

①Zoomのミーティング中の画面で”画面を共有”をクリック

②”ホワイトボード”を選択し、”共有”をクリック

これで参加者全員にホワイトボードの画面を共有することができました。

アイデアを出す作業や、言葉だけでは伝わりにくい時などに図や絵を描いて伝えることができる便利な機能です。

前回の記事で紹介したチャット機能と合わせてぜひ使ってみてください。

4.ミーティングを録音・録画する

ミーティングの記録を残しておきたい場合は、録画機能が便利です。

ミーティング画面下の”レコーディング”をクリックすると、録画の開始および停止の操作ができます。

また、自動で全てのミーティングの録画を残したい場合は、下記の手順で設定ができます。

手順

①ZoomのHP(https://zoom.us/jp-jp/meetings.html)でログインし、マイアカウント画面にいく

②”記録”タブをクリックし、「設定」ボタンをクリック

 

③画面をスクロールし”自動記録”をオンにする

これでミーティングを行うたびに自動で録画が開始されます。

記録された動画データは、Zoomの無料版ではローカルに保存され、有料版にアップグレードするとクラウド上に保存することができます。

5.リモートコントロール機能を使う

ミーティングの参加者間で、お互いのパソコン画面を操作することができます。

操作方法を教えてあげたいときなどに便利な機能です。

手順

①操作される側が画面共有機能を使っている状態で、操作する側が画面上の”オプションを表示”をクリック

②”リモート制御のリクエスト”を選択し、”リクエスト”をクリック

③操作される側は、”承認”をクリック

これでリモートコントロールが可能になります。

まとめ

３つの記事にわたって、Zoomの基本的な使い方や便利な機能を具体的に紹介しました。

今後もリモートワーク化の流れの中で、さらに会議の在り方や働き方が変わってくるかもしれませんね。

この記事が少しでもZoomを使いたい方のお役に立てれば幸いです。